ระบบ Knowledge management คืออะไร และเกี่ยวข้องกับอะไร

Knowledge management หรือระบบการจัดการความรู้ คือชุดเครื่องมือ กระบวนการ วิธีการ การนำไปใช้ และพฤติกรรมที่ต้องการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กร โดยเป็นการฝึกฝนในการสนับสนุนให้ใช้วิธีการผสมผสานในการระบุ เก็บ ประเมิน ดึง และแชร์ข้อมูลที่มีอยู่ทั่วทั้งองค์กร โดยข้อมูลอาจจะรวมถึงฐานข้อมูล หรือ database ต่างๆ ขั้นตอนการทำงาน เอกสาร นโยบายการทำงาน รวมถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะบุคคลที่แต่เดิมไม่สามารถจัดเก็บให้อยู่ในรูปของข้อมูลได้

สำหรับองค์กรนั้น มักจะเรียกระบบ Knowledge management ว่าเป็นการบริหารจัดการธุรกิจที่ขับเคลื่อนโดยความรู้ โดยการจัดการความรู้ทำให้การใช้การแชร์ความรู้เพื่อส่งเสริมการเรียนรู้ และการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆให้เกิดขึ้นได้ทั่วทั้งองค์กร อีกทั้งยังทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูล และองค์ความรู้ได้อย่างเท่าเทียมกัน โดยเฉพาะความรู้ และความเชี่ยวชาญเฉพาะทางสำหรับธุรกิจนั้นๆ ที่ไม่สามารถหาได้จากแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่มีอยู่ทั่วไป

ระบบ Knowledge management นั้นจะโฟกัสในเรื่องของจะจัดเก็บ และจัดการความรู้ที่มีอยู่ได้อย่างไร โดยเกี่ยวข้องกับการหา insight และสื่อสารออกไปในรูปแบบที่จะดึงดูดทำให้คนสนใจได้ และทำให้คนยิ่งอยากเรียนรู้เกี่ยวกับเรื่องนั้นๆมากยิ่งขึ้น แล้วองค์กร หรือธุรกิจจะมีวิธีการในการจัดเก็บข้อมูลอย่างไรโดยยังคงไว้ซึ่งอารมณ์ และบริบทที่ต้องการจะสื่อ? วิธีที่ดีที่สุดคือการเพิ่มการใช้งานของสื่อต่างๆ ที่มีอยู่ภายในองค์กร และพัฒนาการสร้างช่องทางผ่านทางโซเชียลมีเดียเพื่อทำให้ความรู้ขององค์กรยังคงอยู่ในการสนทนาของพนักงาน หรือลูกค้าอยู่ตลอด

การจัดการความรู้นั้นมีส่วนสำคัญเป็นอย่างมากกับวิธีการทำงาน และพฤติกรรมต่างๆ วัฒนธรรมองค์กรที่ถูกสร้างขึ้น สนับสนุน และหล่อเลี้ยงองค์กรมา หรือแม้แต่การเผชิญหน้ากันในฐานะผู้นำองค์กร และในบางกรณีคุณอาจจะต้องเจอกับวัฒนธรรมที่ “ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นที่นี้” เพื่อที่จะสนับสนุนและทำให้พนักงานรู้สึกปลอดภัยที่จะแชร์ประสบการณ์ที่เคยล้มเหลวมาเช่นเดียวกับการแชร์ประสบการณ์ที่ประสบความสำเร็จ ระบบ Knowledge management สำหรับธุรกิจครอบคลุมเรื่องราวทั้งหมดเหล่านี้ ตั้งแต่กระบวนการทำงาน พฤติกรรม การเรียนรู้ เทคโนโลยี และเครือข่ายต่างๆ และนี่คือสิ่งที่ทำให้การจัดการความรู้ หรือ Knowledge management เป็นศาสตร์ที่น่าสนใจ และมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

ความสำคัญของการจัดการความรู้นั้น สรุปได้ดังนี้

• ช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ช่วยให้องค์กรสามารถเรียนรู้และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
• ช่วยให้องค์กรสามารถแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างทันท่วงที